Belge Dijitalleştirme ve OCR
Klasörlerde duran sözleşmeler, faturalar, formlar ve dosyalar arandığında bulunamaz; taranmış PDF’ler ise yalnız resimdir, içinde arama yapılamaz. Belge dijitalleştirme hizmetimizde belgelerinizi aranabilir, düzenli ve yetkiyle erişilen bir arşive dönüştürüyor; yeni belgelerin hazırlanmasını da otomatikleştiriyoruz.
Neler yapıyoruz?
Tarama ve OCR
Kâğıt belgelerin taranması için iş akışı ve cihaz önerisi; taranmış belgelerin OCR (optik karakter tanıma) ile metne dönüştürülüp aranabilir PDF hâline getirilmesi. Türkçe karakterler ve el yazısı alanlar için uygun tanıma araçları seçilir.
Alan okuma
Fatura, sipariş formu, başvuru formu, kimlik dışı resmî belgeler gibi standart belgelerden belirli alanların (tarih, tutar, numara, ad) okunup tabloya ya da yazılımınıza aktarılması. Her okuma, belge görüntüsüyle yan yana kontrol edilebilir. Yapay zekâ ile belge anlama için yapay zekâ entegrasyonu sayfamıza bakabilirsiniz.
Dijital arşiv
Belgelerin türe, müşteriye, projeye ya da tarihe göre düzenlendiği; yetki bazında erişilen, sürüm takibi yapılan ve tam metin aranabilen arşiv. Mevcut sistemlerinize (Google Drive, SharePoint, kendi sunucunuz) kurulabilir.
Belge şablonu otomasyonu
Teklif, sözleşme, sertifika, rapor gibi sık hazırlanan belgelerin Word, Google Dokümanlar ya da PDF şablonlarından; formdan, CRM’den ya da tablodan gelen verilerle kendiliğinden oluşturulması. Kurumsal teklif ve sunumların içeriği için sunum, teklif ve rapor hazırlama sayfamıza bakabilirsiniz.
Biçim dönüştürme
Word, Excel, PowerPoint, PDF ve açık belge biçimleri arasında toplu dönüştürme; erişilebilir PDF hazırlığı.
Saklama ve güvenlik
- Belgelerin saklama süreleri belge türüne göre belirlenir; süresi dolanlar için silme ya da arşivleme kuralı kurulur.
- Kişisel veri içeren belgelere erişim yetkiyle sınırlanır ve kayıt altına alınır.
- Yedekler ayrı bir konumda tutulur.
Bazı belgelerin (ör. ticari defterler, vergi belgeleri) saklama süresi ve biçimi mevzuatla belirlenmiştir. Kâğıt aslın imha edilip edilemeyeceğine mali müşaviriniz ya da hukuk danışmanınız karar verir.
Sık sorulan sorular
Tarama işini siz mi yapıyorsunuz?
Yazılım ve iş akışını biz kuruyoruz. Çok büyük kâğıt arşivlerin fiziksel taraması için tarama hizmeti veren firmalarla çalışmanızı öneriyor, çıktılarını arşive alıyoruz.
El yazısı okunabiliyor mu?
Düzgün el yazısı kısmen okunabilir, ancak doğruluk matbu metne göre düşüktür. Bu alanlar için mutlaka elle kontrol adımı koyuyoruz.
Hangi alanlarda kullanılıyor?
Muhasebe ofisleri, hukuk büroları, insan kaynakları ve satın alma birimleri en sık kullananlardır; örnekler için muhasebe için yapay zekâ ve hukuk büroları için yapay zekâ sayfalarımıza bakabilirsiniz.
Belgelerinizi aranabilir bir arşive dönüştürelim
Belge türlerini, tahmini adedi ve kullandığınız sistemleri yazın; kapsamı içeren bir teklif hazırlayalım.