Mali Müşavirler İçin Web Sitesi
Bir işletme sahibi mali müşavir ararken en çok iki konuyu merak eder: Bu büro benim gibi işletmelerle çalışıyor mu, ve belgelerimi her ay nasıl ileteceğim? Mali müşavir web sitesi paketimiz büronuzu müşteri tipleri üzerinden anlatır; şahıs şirketinden e-ticaret satıcısına kadar her kitle kendine ait bölümü bulur.
Paketle birlikte büronuzun alan adı, web hosting, her personel için kurumsal e-posta ve SSL kurulur. Büyük ekler gönderen müşteriler için e-posta kotası işinize uygun belirlenir.
Müşteri tipine göre hizmetler
| Müşteri tipi | Öne çıkan ihtiyaçlar |
|---|---|
| Şahıs işletmesi | Defter tutma, KDV ve gelir vergisi beyanları |
| Limited ve anonim şirket | Kuruluş işlemleri, bordro, bilanço |
| E-ticaret satıcısı | Pazaryeri faturaları, iade kayıtları, e-arşiv |
| Serbest meslek | Serbest meslek makbuzu ve dönemsel beyanlar |
| Yeni girişim | Şirket türü seçimi ve kuruluş danışmanlığı |
Büroyla çalışmanın aylık akışı
- Müşteri ay boyunca faturalarını ve masraf belgelerini toplar.
- Belgeler ayın belirli bir gününe kadar büroya iletilir.
- Büro kayıtları işler, beyannameleri hazırlar.
- Ödenecek tutarlar ve son günler müşteriye bildirilir.
- Ay sonu raporu e-postayla paylaşılır.
Bu akışın sitede açıkça yazılması, yeni müşterinin büroyla nasıl çalışacağını önceden anlamasını sağlar ve ilk görüşmedeki soru sayısını azaltır.
Belge gönderim kontrol listesi
- Belge gönderim formu dosya eklemeye izin veriyor mu?
- Kabul edilen dosya biçimleri (PDF, JPG, Excel) belirtilmiş mi?
- Büyük dosyalar için alternatif paylaşım yolu anlatılmış mı?
- Belgelerin hangi e-posta adresine gideceği net mi?
Rehber yazıları için konu önerileri
Mali müşavir siteleri, işletme sahiplerinin sık sorduğu sorulara verilen kısa ve anlaşılır cevaplarla güçlenir. Bu yazılar büronun bilgi birikimini gösterir, aynı zamanda “şirket kurmak için ne gerekir” gibi aramalarda büronuzu görünür kılar.
- Şahıs şirketi mi, limited şirket mi?
- E-ticarete başlarken muhasebe tarafında neler hazırlanmalı?
- Yeni işe alınan personel için hangi belgeler gerekir?
- Gider olarak kaydedilebilen harcamalar nelerdir?
Mali müşavir aramalarında yerel ipuçları
Muhasebe bürosu seçiminde yakınlık hâlâ önemlidir; pek çok işletme sahibi belgelerini elden teslim etmek ister. Harita kaydında büronun bulunduğu iş hanını ya da plazayı belirtmek, sitede organize sanayi bölgesi veya çarşı gibi müşterilerinizin yoğun olduğu bölgeleri anmak yerel aramalarda fark yaratır.
Muhasebe bürosu sitelerinde sık hatalar
Hizmetleri yalnızca bir başlık listesi olarak sıralayıp hiçbirini açıklamamak, ekibi tanıtmamak ve beyanname dönemlerinde telefona ulaşılamadığında başka bir iletişim yolu bırakmamak en yaygın hatalardır. Ana sayfayı mevsimlik duyurularla doldurmak da kalıcı bilgilerin gözden kaçmasına neden olur.
Ekip sayfası neden önemli?
İşletme sahibi, mali bilgilerini teslim edeceği kişiyi tanımak ister. Ekip sayfasında mali müşavirin yanı sıra bordro, defter ve müşteri ilişkilerinden sorumlu çalışanların adı, görevi ve doğrudan e-posta adresi yer alır. Müşteri bir sorusu olduğunda kime yazacağını bildiğinde büronun genel kutusuna gelen yazışma azalır, cevap süresi kısalır.
Müşteri belgeleri ve kişisel veriler
Muhasebe bürosuna gelen faturalar, bordrolar ve kimlik fotokopileri kişisel veri içerir. Hazır büro sitesinin belge gönderim bölümü bu yüzden şu ilkelerle kurulur:
- Aydınlatma: Belge gönderim formunun yanında büronuzun aydınlatma metnine bağlantı yer alır.
- Gerekli belge: Formda yalnız muhasebe işlemi için gereken belgeler istenir; sağlık raporu gibi işle ilgisi olmayan belgeler istenmez.
- Erişim: Formun ulaştığı e-posta adresi yalnız yetkili personelin kullandığı bir kurumsal adres olarak belirlenir.
- Büyük dosyalar: E-posta kotasını aşan dosyalar için kullandığınız paylaşım yöntemi kontrol listesinde anlatılır.
Örnek muhasebe bürosu sitesi yapısı
- Ana sayfa: müşteri tipleri şeridi
- Hizmetlerimiz: müşteri tipine göre alt sayfalar
- Büromuz ve ekibimiz
- Rehber yazılar
- Belge gönder
- İletişim
Büro adresi
Büronuzun adıyla bir .com.tr adresi müşterilerinize kurumsal bir görünüm sunar. Daha kısa bir adres isterseniz .tr uzantısı da uygundur. Danışmanlık alanındaki diğer meslek paketlerini sektörel çözümler sayfasında bulabilirsiniz.
Müşteri tiplerinizden belge formuna: büro sitesi nasıl kurulur?
İşletme sahibi önce kendi işletme tipine uygun hizmeti ve belgelerini nasıl ileteceğini aradığı için süreç, çalıştığınız müşteri tiplerinin belirlenmesiyle başlar.
- Talep: Büronuzu, personel sayınızı ve hangi müşteri tipleriyle çalıştığınızı teklif formuyla iletin.
- Ön görüşme: Gerekirse kısa bir görüşmede belge gönderim formunun hangi e-posta adresine ulaşacağını ve büyük ekler için e-posta kotasını konuşuruz; paket içeriği yazılı olarak paylaşılır.
- Uyarlama: Hazır büro yapısı logonuz, renkleriniz ve ekip fotoğraflarınızla uyarlanır.
- Kurulum ve içerik: Alan adı, hosting, her personel için kurumsal e-posta ve SSL kurulur; müşteri tipine göre hizmet sayfaları ve ekip sayfası hazırlanır.
- Kontrol ve yayın: Belge gönderim formu, iletişim bilgileri, harita ve mobil görünüm yayından önce birlikte denenir.
- Teslim: Erişim bilgileri e-postayla iletilir; rehber yazılarını panelden eklemeyi kısa bir eğitimle gösteririz.
Pakete dahil olanlar: müşteri tipleri şeridi ve tipe göre hizmet sayfaları, büroyla çalışmanın aylık akışı, belge gönderim formu ve kontrol listesi, büro ve ekip sayfası, rehber yazılar ve iletişim sayfası.
Mali müşavir paketine dair sorular
Müşterilerimiz belgelerini site üzerinden yükleyebilir mi?
Yükleyebilir. Belge gönderim formu dosya eklemeye izin verir ve gönderilen belgeler büronuzun belirlediği e-posta adresine ulaşır.
Müşterilere özel giriş paneli olacak mı?
Hazır pakette müşterilerinize özel giriş alanı bulunmaz. Kullandığınız muhasebe programının müşteri portalı varsa siteye bu portala giden bir bağlantı ekleriz.
Personelimizin her biri için e-posta açılır mı?
Açılır. Her çalışan kendi adına bir adres kullanır, ayrıca belge@ ve bilgi@ gibi ortak kutular tanımlanabilir.
Rehber yazılarını kim yazacak?
Yazıları siz ya da ekibiniz yazar; panelden kolayca eklenir. Dilerseniz içerik hizmetimizden de destek alabilirsiniz.
Sitede bir hesaplama aracı olabilir mi?
Basit hesaplama araçları ayrı bir geliştirme konusudur. Hazır sitede araç bulunmaz, ancak güvenilir bir dış kaynağa bağlantı verilebilir.
Birden fazla şubemiz var; hepsi aynı sitede gösterilebilir mi?
Gösterilebilir. Her şubenin adresi, telefonu ve sorumlu personeli iletişim sayfasında ayrı kartlarda yer alır.
Belge gönderim formuna gelen dosyalar güvende mi?
Site SSL ile şifreli çalışır ve form dosyaları sunucuda bekletmeden doğrudan e-posta adresinize iletir; belgeler kişisel veri içerdiği için formun yanında büronuzun aydınlatma metnine bağlantı yer alır.
Vergi takvimi ve son ödeme günleri sitede yayınlanır mı?
Duyurular bölümünde yayınlanabilir; ancak değişikliklerde güncellenmeyen bir takvim müşteriyi yanıltır. Bu nedenle duyurularda Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmî vergi takvimine bağlantı verilir ve kaynak yazılır.
e-Defter ve e-Fatura hizmetleri için ayrı sayfa açılır mı?
Açılabilir; müşteri tipine göre hizmet sayfalarında ya da ayrı bir sayfada anlatılır. Hangi işletmelerin bu sistemlere geçmek zorunda olduğu sık değiştiği için sayfada genel anlatım yer alır, ayrıntı güncel duyurulara ve resmî kaynağa bırakılır.
Ekip sayfasında unvanlar nasıl yazılır?
Her meslek mensubunun unvanı ruhsatında yazıldığı şekliyle, meslek mensubu olmayan çalışanlar ise görevleriyle yazılır. Böylece müşteri, işini hangi unvandaki kişinin yürüttüğünü açıkça görür.