Mailler Spama Düşüyor: Nedenleri ve Adım Adım Çözümü

Okuma süresi: 9 dk

Müşterinize gönderdiğiniz teklif “geldi mi?” sorusuyla geri dönüyorsa ve cevap “spam klasöründe buldum” oluyorsa yalnız değilsiniz. Bu sorun neredeyse her zaman birkaç somut teknik nedenden birine dayanır ve çoğu kendi başınıza tespit edilebilir. Bu yazıda alıcı sağlayıcıların bir iletiyi neden şüpheli bulduğunu, bunu nasıl ölçeceğinizi ve hangi sırayla düzelteceğinizi anlatıyoruz.

Beş dakikalık ilk kontrol

• Kendi alan adınızdan bir Gmail adresine test iletisi gönderin ve “Orijinali göster” ekranındaki üç doğrulama sonucuna bakın.
• Alan adınızın SPF kaydını SPF kontrol aracı ile sorgulayın.
• DMARC kaydı olup olmadığını DMARC kontrol aracı ile görün.
• Gönderen IP adresinizi kara liste kontrolü ile tarayın.

Posta sağlayıcıları bir iletiye nasıl karar verir?

Gmail, Outlook veya Yandex bir ileti aldığında ilk sorduğu soru “bu ileti gerçekten göründüğü yerden mi geliyor?” olur. Ardından gönderen sunucunun ve alan adının geçmişine, alıcının bu göndericiyle daha önce nasıl etkileşime girdiğine ve en son iletinin içeriğine bakar. Spam kararı tek bir puandan değil, bu katmanların toplamından çıkar. Bu yüzden içerikte hiçbir sorun olmayan bir fatura bildirimi bile kimlik doğrulaması eksikse gereksiz klasörüne gidebilir.

En yaygın yedi neden

1. SPF kaydı yok veya eksik: Alan adınız adına posta gönderen bir servis, örneğin fatura yazılımı, SPF kaydında listelenmemiştir.
2. Birden fazla SPF kaydı: DNS’te iki ayrı “v=spf1” satırı varsa ikisi de geçersiz sayılır.
3. DKIM imzası yok: İleti yolda değiştirilmediğini kanıtlayan dijital imzayı taşımaz.
4. DMARC kaydı yok: Büyük sağlayıcılar, özellikle çok sayıda ileti gönderenlerden DMARC kaydı bekler.
5. IP adresi kara listede: Aynı sunucuyu paylaşan başka bir hesap veya ele geçirilmiş bir şifre yüzünden IP itibarı düşmüştür.
6. Ters DNS kaydı uyumsuz: Kendi sunucunuzdan gönderim yapıyorsanız IP adresinin PTR kaydı posta sunucusunun adını göstermiyordur.
7. Alıcı etkileşimi zayıf: Uzun süredir açılmayan adreslere toplu gönderim yapılmış, şikâyet oranı artmıştır.

Sorunu kendiniz teşhis etmenin yolu

İleti başlığını okuyun

Spam klasörüne düşen iletiyi açın ve tam başlığını görüntüleyin. Gmail’de üç nokta menüsündeki “Orijinali göster”, Outlook’ta ise “İleti ayrıntılarını görüntüle” bu işi yapar. Aradığınız satırlar “spf=”, “dkim=” ve “dmarc=” ile başlar. Herhangi birinde “fail”, “softfail” veya “none” görüyorsanız sorunun kaynağını büyük ölçüde bulmuşsunuz demektir. Başlığı yapıştırıp anlaşılır bir rapor almak için e-posta başlık analizi aracını kullanabilirsiniz.

Kimin sizin adınıza gönderdiğini listeleyin

Bir kâğıda posta kutunuz dışında alan adınızla ileti gönderen her şeyi yazın: web sitesi formu, e-ticaret sipariş bildirimleri, CRM, muhasebe yazılımı, bülten aracı, destek sistemi. Bu listedeki her servisin ya SPF kaydına eklenmesi ya da kendi DKIM anahtarıyla imza atması gerekir.

Kayıtları sırasıyla düzeltin

Önce tek ve eksiksiz bir SPF kaydı oluşturun. Ardından posta servisinizin panelinden DKIM’i etkinleştirin ve verilen TXT kaydını DNS’e ekleyin; imzayı DKIM kontrol aracıyla doğrulayın. En son “p=none” politikasıyla bir DMARC kaydı yayınlayın; kaydı elle yazmak yerine DMARC oluşturucu ile hazırlayabilirsiniz. Kayıtların teknik ayrıntıları için SPF, DKIM ve DMARC makalemize bakın.

Gmail, Yahoo ve Outlook’un gönderen kuralları

Büyük posta sağlayıcıları gönderenlerden ne beklediklerini yazılı olarak yayımlar. Kurallar iki katmanlıdır: biri tüm göndericiler, diğeri toplu göndericiler içindir.

Gmail, 24 saat içinde kişisel Gmail adreslerine 5.000 civarı ya da daha fazla ileti gönderen alan adını toplu gönderici sayar. Aynı ana alan adından çıkan iletiler birlikte sayılır ve bu sınıflandırma kalıcıdır. Şartları karşılamayan iletiler spam klasörüne düşebilir ya da reddedilebilir. Kurallara uyumunuzu ve şikâyet oranınızı Google Postmaster Tools’ta izleyebilirsiniz.

Gmail ile Outlook neden farklı davranır?

Geri dönen iletideki hata koduna göre teşhis

İleti hiç ulaşmıyorsa gönderen adrese bir geri dönüş (bounce) iletisi gelir. İçindeki kod sorunun yerini gösterir:

Spam klasörüne düşen ama ulaşan iletilerde kod bulunmaz. Bu durumda iletinin başlığını e-posta başlık analizi aracına yapıştırıp SPF, DKIM ve DMARC sonuçlarına bakın.

Web sitesinden giden iletiler ayrı bir dert

WordPress gibi sistemler varsayılan olarak sunucunun yerel posta işlevini kullanır; bu iletiler kimlik doğrulamasız çıktığı için iletişim formu bildirimleri ve sipariş e-postaları sık sık kaybolur. Çözüm, siteyi kurumsal posta hesabınız üzerinden SMTP ile göndermeye ayarlamaktır. Adımları WordPress SMTP ile e-posta gönderimi makalesinde bulabilirsiniz. Kendi VPS’inizden gönderim yapıyorsanız ters DNS (PTR) kaydı ve port 25 durumu da kontrol edilmelidir.

Hosting gönderim sınırı ve yeni alan adı

Hosting hesapları kötüye kullanımı önlemek için saatlik gönderim sınırı uygular. dticaret’te bu sınır web hosting paketlerinde saatte 100, kurumsal e-posta paketlerinde saatte 1.000 e-postadır. Bu sınırlar günlük yazışma içindir; büyük listelere bülten göndermek için toplu gönderime uygun bir servis kullanın. Sınıra beklenmedik biçimde takılıyorsanız bunu bir uyarı işareti sayın: ele geçirilmiş bir posta hesabı ya da spam botlarının kullandığı bir iletişim formu sizin adınıza ileti gönderiyor olabilir. Formlarınızı korumak için form spam koruması rehberine bakın. Yeni bir alan adının ya da yeni bir gönderim servisinin geçmişi yoktur. İlk günlerde yüksek hacimle başlamayın; az sayıda ve yanıt alacağınız iletilerle başlayıp hacmi kademeli artırın. Ani sıçramalar alıcı sağlayıcıların filtrelerini tetikleyebilir.

İçerik ve liste alışkanlıkları

Teknik kayıtlar tamam olsa bile bazı alışkanlıklar iletileri şüpheli gösterebilir:

• Tek bir büyük görselden oluşan, neredeyse hiç metin içermeyen iletiler
• Kısaltılmış bağlantılar ve alan adınızla ilgisi olmayan adreslere giden linkler
• Konu satırında tümü büyük harf, çok sayıda ünlem veya abartılı vaatler
• Hiç izin alınmamış veya yıllardır güncellenmemiş adres listelerine toplu gönderim
• Abonelikten çıkma bağlantısı bulunmayan bülten iletileri

Toplu bültenleri günlük yazışmalarınızla aynı alan adından göndermek yerine “bulten.firmaniz.com” gibi bir alt alan adından göndermek, olası bir itibar kaybının günlük postalarınızı etkilemesini önler.

Kara listeye girdiyseniz

Kara liste kaydı genellikle bir belirtidir; asıl neden ele geçirilmiş bir e-posta şifresi, sitede çalışan zararlı bir betik veya izinsiz toplu gönderimdir. Önce kaynağı kapatın, şifreleri değiştirin, ardından kaldırma talebinde bulunun. Adımlar IP kara listeden çıkarma makalesinde anlatılır.

Ne zaman uzmana devretmeli?

Birden fazla gönderim servisi kullanıyorsanız, DMARC raporlarını okumakta zorlanıyorsanız veya düzeltmelere rağmen sorun sürüyorsa işi bir uzmana bırakmak zaman kazandırır. Kayıtların kurulumunu ve izlenmesini üstlendiğimiz e-posta spam sorunu çözümü hizmetimize göz atabilirsiniz. dticaret hosting ya da kurumsal e-posta kullanıyorsanız cPanel ve posta ayarları için dticaret hesabında spam ayarları makalesine bakın. E-posta ve altyapı üzerine diğer yazılar blog sayfasında.

Mailler spama düşüyor sorusuyla ilgili sık sorulan sorular