E-posta Spam Sorunu Çözümü
Teklifiniz, faturanız ya da şifre sıfırlama bağlantınız karşı tarafa ulaşmıyorsa sorun çoğu zaman yazdığınız metinde değil, alan adınızın kimliğini kanıtlayamamasındadır. Gmail, Outlook ve Yandex gibi sağlayıcılar her iletiyi gönderen alan adının DNS kayıtlarıyla karşılaştırır; kayıtlar eksik, hatalı ya da birbiriyle çelişkiliyse ileti gereksiz klasörüne itilir veya hiç teslim edilmez.
Bu hizmette alan adınızın e-posta kimliğini baştan sona kuruyor, gönderim yapan tüm sistemleri tek bir düzende topluyor ve sonuçları raporlarla izliyoruz. Kayıtları kendiniz okumak isterseniz önce ücretsiz SPF kontrol ve DMARC kontrol araçlarımızla mevcut durumu görebilirsiniz.
Hangi belirti neye işaret eder?
Spam şikâyeti tek bir sebepten doğmaz. Aşağıdaki tablo, bize en sık gelen belirtileri ve ilk bakılacak noktayı eşleştirir:
| Belirti | İlk incelenecek nokta |
|---|---|
| Yalnızca Gmail alıcılarında sorun var | DKIM imzası ve DMARC hizalaması |
| Outlook ve Hotmail adresleri hiç almıyor | Gönderen IP itibarı ve ters DNS kaydı |
| Web sitesindeki form bildirimleri kayboluyor | Sitenin PHP mail yerine SMTP ile gönderip göndermediği |
| Toplu bülten sonrası tüm postalar etkilendi | Bülten aracının ayrı alt alan adına taşınması gerekliliği |
| Karşı taraf “sahte gönderici” uyarısı görüyor | SPF kaydında eksik servis veya çoklu SPF satırı |
Gmail ve Yahoo’nun gönderici şartları
Büyük posta sağlayıcıları kimlik doğrulamayı bir öneri olmaktan çıkarıp gönderim şartına dönüştürdü. Gmail ve Yahoo’nun şartları iki kademelidir: her gönderen için asgari kurallar ve günde 5.000’den fazla ileti gönderenler için ek kurallar.
| Özellik | Tüm gönderenler | Günde 5.000’den fazla ileti gönderenler |
|---|---|---|
| Kimlik doğrulama | SPF ya da DKIM | SPF ve DKIM birlikte, en az “none” politikalı DMARC |
| From hizalaması | Bu kademede aranmaz | From alanındaki alan adı SPF ya da DKIM alan adıyla uyumlu olmalı |
| Ters DNS (PTR) | Gönderen IP için geçerli ileri ve ters DNS kaydı | Aynı şart |
| Şifreli bağlantı | Gmail TLS ister | Aynı şart |
| Spam şikâyet oranı | %0,3’ün altında | %0,3’ün altında; Google %0,1’in altını önerir |
| Abonelikten çıkma | Bu kademede aranmaz | Pazarlama iletilerinde tek tıkla abonelikten çıkma ve görünür bir bağlantı |
Günde birkaç yüz ileti gönderen bir işletme ek kuralların dışında kalsa bile DMARC olmadan alan adı adına kimin gönderim yaptığını göremez; bu yüzden kurulumda üç kaydı birlikte ele alıyoruz. Toplu bülten gönderiyorsanız ek kuralların ayrıntıları e-posta pazarlama sayfamızda.
Dört aşamada çalışma düzeni
- Teşhis: Alan adınızın DNS kayıtlarını, gönderim yapan tüm servisleri (posta sunucusu, CRM, fatura yazılımı, bülten aracı, web sitesi) ve örnek ileti başlıklarını inceleriz. Başlık okuma için e-posta başlık analizi aracını da kullanabilirsiniz.
- Kurulum: Tek ve doğru bir SPF kaydı yazar, her gönderen servis için DKIM anahtarı üretir, DMARC politikasını izleme modunda başlatırız.
- Temizlik: Kara listede görünen IP veya alan adı varsa kaldırma başvurularını hazırlar, sitenizin form gönderimlerini kimlik doğrulamalı SMTP’ye taşırız.
- İzleme ve sıkılaştırma: DMARC raporlarını bir süre okuyup yetkisiz gönderim olmadığı netleşince politikayı karantina veya reddetme seviyesine çekeriz.
Kurulumun kapsamı
Çalışmaya dahil olanlar
- SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının yazılması ve DNS’e işlenmesi
- Gönderim yapan üçüncü taraf servislerin listelenip kayıtlara eklenmesi
- Web sitesi formları için SMTP yapılandırması
- Kara liste taraması ve kaldırma taleplerinin hazırlanması
- DMARC rapor özetlerinin sade bir dille yorumlanması
Kapsam dışında kalanlar
- Satın alınmış listelere toplu gönderim yapılması veya bunun için altyapı kurulması
- Bülten metni yazımı ve kampanya tasarımı; bu ihtiyaç için e-posta pazarlama hizmetimize bakabilirsiniz
- Alıcı sağlayıcının filtre kararını değiştirme sözü
Neden kendi başına düzelmez?
Birçok işletme SPF kaydını bir kez ekleyip sorunun bittiğini düşünür. Oysa yeni bir fatura yazılımı veya CRM devreye girdiğinde o servis de alan adınız adına posta göndermeye başlar ve kayıtlara eklenmediyse tüm düzen yeniden bozulur. Ayrıca DMARC olmadan hangi sistemin sizin adınıza ne gönderdiğini göremezsiniz. Kalıcı çözüm, gönderen her kaynağın bilindiği ve raporla takip edildiği bir yapıdır.
dticaret altyapısıyla birlikte
Kurumsal e-posta hizmetimizi kullanıyorsanız sunucu tarafındaki ters DNS ve imzalama ayarları hazır gelir; çalışma çoğunlukla üçüncü taraf servislerin düzene sokulmasına odaklanır. Kendi VPS sunucunuzdan posta gönderiyorsanız PTR kaydı ve port ayarları da kontrol listesine eklenir. Panel içindeki ayarları kendiniz yapmak isterseniz hesabınızda spam kontrolü adımları makalesini izleyin. Sorunun arka planını öğrenmek için mailler neden spama düşer rehberimizi okuyabilirsiniz; işletmelere yönelik diğer hizmetleri çözümler sayfasında bulursunuz.
E-posta spam sorunu çözümü hakkında sık sorulan sorular
Kurulumdan sonra e-postalarımın gelen kutusuna düşeceği kesin mi?
Kesinlik veremeyiz, çünkü son kararı alıcının posta sağlayıcısı verir. Ancak kimlik doğrulaması eksiksiz olan bir alan adı, filtrelerin en çok baktığı teknik engelleri ortadan kaldırmış olur.
DNS kayıtlarımız başka bir firmada duruyor, yine de çalışabilir misiniz?
Çalışabiliriz. DNS yönetim panelinize geçici bir kullanıcı açmanız veya hazırladığımız kayıtları sizin eklemeniz yeterlidir; alan adı taşıması gerekmez.
Google Workspace veya Microsoft 365 kullanıyoruz, bu hizmet bize uyar mı?
Uyar. Bu platformların kendi DKIM anahtarları etkinleştirilir, SPF kaydına ilgili include ifadeleri eklenir ve DMARC her iki tarafı kapsayacak şekilde kurulur.
DMARC politikasını neden hemen reddetme seviyesine almıyorsunuz?
Gönderim yapan tüm servisler tespit edilmeden sıkı politika uygulamak, meşru faturalarınızın veya form bildirimlerinizin de engellenmesine yol açabilir. Önce raporları okuyup sonra sıkılaştırmak daha güvenlidir.
IP adresimiz bir kara listede çıkıyor, bunu da çözüyor musunuz?
Kaldırma taleplerini hazırlar ve listeye girme nedenini bulmaya çalışırız; ele geçirilmiş bir hesap veya zararlı bir betik varsa önce o kapatılır. Kaldırma kararı liste işletmecisine aittir.
Çalışma ne kadar sürer?
Gönderim yapan servis sayısına ve DNS erişiminin ne kadar hızlı sağlandığına bağlıdır. Kayıtların yayılması ve ilk DMARC raporlarının gelmesi birkaç gün alabileceği için izleme aşaması kurulumdan biraz daha uzun sürer.
Günde birkaç yüz e-posta gönderiyoruz, DMARC kaydı yine de gerekli mi?
Gmail ve Yahoo’nun her gönderenden istediği asgari kural SPF ya da DKIM’dir; DMARC ise günde 5.000’den fazla ileti gönderenler için şarttır. Yine de DMARC raporları olmadan alan adınız adına hangi sistemlerin gönderim yaptığını göremezsiniz, bu yüzden her ölçekte kurulmasını öneririz.
SPF kaydına istediğimiz kadar servis ekleyebilir miyiz?
Hayır. Bir alan adında tek SPF kaydı bulunmalı ve bu kayıt değerlendirilirken DNS sorgusu gerektiren en fazla 10 ifade kullanılabilir. Sınır aşılırsa ya da iki ayrı SPF kaydı varsa doğrulama hata verir; çok sayıda gönderen servisiniz varsa kayıt sadeleştirilir ya da bazı servisler bir alt alan adına taşınır.
Fatura e-postaları ile toplu bülteni aynı adresten göndermeli miyiz?
Önermiyoruz. Yahoo, toplu pazarlama iletilerinin fatura ve şifre sıfırlama gibi işlem iletileriyle aynı IP adresinden ve aynı DKIM alan adından gönderilmemesini tavsiye ediyor. Bülteni ayrı bir alt alan adından göndermek, bir kampanyadaki şikâyetlerin faturalarınızın teslimatını etkileme riskini azaltır.
Spam şikâyet oranı neden önemli?
Alıcıların iletinizi spam olarak işaretleme oranıdır; Gmail ve Yahoo bu oranın %0,3’ün altında kalmasını şart koşar. Gmail’deki oranınızı Google Postmaster Tools’ta izleyebilirsiniz. Oran yükseliyorsa sorun çoğu zaman DNS kayıtlarında değil, gönderilen listede ya da içerikte aranmalıdır.