Proforma Fatura ve Teklif Talebi Nasıl Yapılır?

Okuma süresi: 3 dk

Kısa yanıt: İhtiyacınız olan hizmetleri ve süreleri kurum fatura bilgilerinizle birlikte [email protected] adresine yazın veya iletişim formunu kullanın; ekibimiz proformayı e-postayla gönderir. Proforma, ödeme öncesi bilgilendirme belgesidir; resmî fatura ödeme yapıldıktan sonra düzenlenir.

Bu rehber kimin için: Kurumlar, kamu ve satın alma departmanları · Gereken süre: 5 dakika · Seviye: Başlangıç

Birçok şirket ve kamu kurumu, ödeme onayı için önce resmî olmayan bir fiyat belgesine ihtiyaç duyar. Proforma fatura bu ihtiyacı karşılar; üzerinde hizmetler, süreler, KDV dahil tutar ve geçerlilik süresi yer alır.

Proforma alma adımları

Fatura bilgilerini hazırlayın: Proformanın kurum adına çıkması için talebinize kurum unvanını, vergi dairesi ve numarasını ve fatura adresini ekleyin.
Hizmet listesini çıkarın: İhtiyacınız olan paketleri ve süreleri listeleyin.
Proforma isteyin: Hizmet listesini ve fatura bilgilerini [email protected] adresine gönderin veya iletişim formunu kullanın; ekibimiz proformayı e-postayla iletir.
Onay sürecini tamamlayın: Proformayı kurumunuzun onayına sunun. Geçerlilik süresi dolarsa yenisini isteyin.
Ödemeyi yapın: Havale/EFT açıklamasına proforma numarasını yazın. Ödeme eşleşince hizmet açılır ve resmî fatura düzenlenir.

Kamu kurumları için

Kamu ihale ve doğrudan temin süreçlerinde istenen ek belgeler (ör. vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi) için satış departmanından talep edebilirsiniz. Hizmetin ödeme öncesinde açılması gereken durumlar ayrıca değerlendirilir.

Teklif geçerlilik süresi

Proforma faturadaki fiyatlar, kur değişiklikleri ve kampanya süreleri nedeniyle sınırlı bir süre geçerlidir. Satın alma onay süreciniz uzun sürecekse talepte bunu belirtin; süre dolduğunda güncel fiyatlarla yeni bir proforma düzenlenmesini isteyebilirsiniz.

Proforma, teklif ve fatura: farkları

Satın alma sürecinde elinize birkaç farklı belge geçer ve hepsi aynı işi görmez. Hangisinin muhasebe kaydında kullanılacağını bilmek, onay ve ödeme adımlarını hızlandırır.

Belge	Ne işe yarar	Vergi belgesi mi?	Ne zaman gelir
Fiyat teklifi	Hizmetlerin kapsamını ve koşullarını bildirir	Hayır	Talebinizden sonra e-postayla
Proforma fatura	Kurum içi onay ve ödeme hazırlığı için hizmetleri, tutarı ve geçerlilik süresini gösterir	Hayır	Talebinizden sonra e-postayla
Ödeme makbuzu	Ödemenin alındığını gösterir	Hayır	Ödeme işlendiğinde
e-Fatura veya e-Arşiv fatura	Satışın resmî belgesidir; muhasebe kaydında bu kullanılır	Evet	Ödeme tamamlandıktan sonra

Kurumunuzun onay sürecinde proformanın geçerlilik süresi dolarsa yenisini isteyin. Resmî faturanın doğru unvanla düzenlenmesi için fatura bilgilerinizi ödemeden önce güncelleyin.

Hâlâ çözülmediyse

Ödemeyi proformada yazan geçerlilik süresi içinde yapın; süre dolduysa ödemeden önce yeni bir proforma isteyin. Kurumunuz için çoklu site ve e-posta ihtiyacını tek teklifte toplamak isterseniz kurumsal e-posta hizmetini de teklife ekletebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Proforma fatura yerine geçer mi?

Hayır. Proforma vergi belgesi değildir; muhasebe kaydı için ödeme sonrası düzenlenen resmî fatura kullanılır.

Teklifte indirim talep edebilir miyim?

Çok sayıda hizmet veya uzun dönemli alımlar için satış departmanıyla görüşebilirsiniz.

Proforma isterken iletişim formunda hangi konuyu seçmeliyim?

Kurum adına yeni hizmet alacaksanız “Kurumsal teklif”, mevcut bir hizmetin ödemesi içinse “Fatura ve ödeme” konusunu seçin. Mesajınıza kurum unvanını, vergi dairesi ve numarasını, fatura adresini ve istediğiniz hizmetlerin listesini ekleyin.

İlgili rehberler

Bu rehber işinize yaradı mı?